Repetitive Dokumentenarbeit reduzieren, Fachverantwortung erhalten
Viele Unternehmen verlieren qualifizierte Arbeitszeit durch wiederkehrende Dokumentation, Übertragung von Daten, Standardberichte oder Antwortentwürfe. Das ist besonders relevant, wenn Fachkräfte knapp sind und Fehler in Formularen, Akten oder Kundenkommunikation betriebliche Folgen haben. Dokumentenautomatisierung soll diese Arbeit nicht unsichtbar machen, sondern strukturieren, beschleunigen und prüfbar halten.
Dokumentenaufwand als betrieblicher Kostenfaktor
Schauen wir uns an, wie Dokumentation in der Praxis aussieht – etwa beim Ausfüllen eines EU-Exportformulars in der Landwirtschaft:
- Daten sammeln: Informationen aus Tabellen, Notizen oder Systemen zusammensuchen – 15-20 Minuten.
- Eintragen: Werte manuell in Felder übertragen, oft mit Hin- und Herblättern – 40-60 Minuten.
- Prüfen: Fehler suchen, Tippfehler korrigieren, Vorschriften checken – 15-20 Minuten.
- Formatieren: Layout anpassen, PDF erstellen, alles hübsch machen – 20-30 Minuten.
- Abstimmen: Vorgesetzten zur Freigabe schicken, Rückfragen klären – 10-15 Minuten.
Ergebnis: 1,5 bis 2,5 Stunden pro Formular. Bei 20 Formularen im Monat und einem Stundensatz von 60 Euro sind das 1.800 bis 3.000 Euro – für eine Aufgabe, die Ihre Experten von ihrer eigentlichen Arbeit abhält. Und Fehler? Ein falscher Wert kann Strafen oder Lieferverzögerungen nach sich ziehen, die noch teurer werden.
Der betriebliche Hebel liegt nicht darin, Verantwortung an ein System abzugeben. Entscheidend ist, Routinearbeit vorzubereiten, Datenquellen sauber zu verbinden und die fachliche Prüfung dort zu belassen, wo sie hingehört.
Unsere Lösungen: Chatbot und Formularautomatisierung
Wir bieten zwei eigenständige Ansätze, die Ihre Dokumentationsprobleme lösen:
1. Chatbot-Ansatz: Ihr Wissen, immer griffbereit
Ein Assistent, der Ihre Dokumente versteht und in Sekundenschnelle Antworten liefert – egal ob auf Deutsch, Englisch oder Französisch. Unser Chatbot nutzt ein Large Language Model (LLM) mit Retrieval-Augmented Generation (RAG) und Vector Storage, um PDFs, Tabellen oder Datenbanken zu durchforsten. Er greift auch auf APIs zu – etwa Helpdesk-Tickets oder Kundenfeedback – und liefert kontextgenaue Lösungen.
Beispiel: Ein multilingualer Helpdesk-Agent bearbeitet Tickets in drei Sprachen. Die KI übersetzt, findet passende Antworten und schlägt sie vor – in der Kundensprache. Das spart Zeit und hebt die Kundenzufriedenheit.
2. Formularautomatisierung: Formulare, die sich selbst ausfüllen
Unsere Formularautomatisierung kombiniert mehrere Technologien zu einem System, das aus praktischer Notwendigkeit entstanden ist: Es beobachtet, lernt und übernimmt Ihre Arbeit schrittweise.
- Browser-Erweiterung: Beobachtet Ihre Mitarbeiter während der Ausführung manueller Prozesse und analysiert, wie Sie Formulare ausfüllen und erfasst dabei Ihre Aktionen.
- AI-Server: Ist an eine Vielzahl von Datenquellen angebunden (etwa Tabellen oder externe Systeme) und versteht aus angelernten Formularfeldern, welche Daten für welches Formular relevant sind.
- Datenbank: Speichert fachspezifische Daten, Prozessschritte und freigegebene Regeln nachvollziehbar.
So funktioniert's:
Beobachten & Lernen
Die KI merkt sich, welche Daten Sie wohin eintragen – z. B. „Chargennummer aus Zelle A1"
Assistieren & Verbessern
Das System füllt Felder aus und fragt: „Passt das?" Sie bestätigen oder korrigieren.
Autonom & Überwacht
Mit einem Schlüssel (z. B. einer Bestellnummer) füllt sie alles selbst aus – Sie prüfen nur noch.
Beispiel: Ein Mitarbeiter eines landwirtschaftlichen Betriebs füllt durch EU-Vorschriften notwendige Exportformulare für den Fleischexport aus. Früher ein Tagesjob – jetzt erledigt die KI 90% dieser Arbeit. Die Fachkräfte prüfen nur noch die Ergebnisse und haben mehr Zeit, sich um die Tiere zu kümmern.
Dieser Prozess basiert auf fortschrittlichen Technologien wie Computer Vision für Dokumentenerkennung, NLP für Textverständnis und Reinforcement Learning, damit das System kontinuierlich aus Feedback lernt. Anders als starre, regelbasierte Systeme passt sich unsere Lösung flexibel an Ihre spezifischen Anforderungen an.
Dokumentenautomatisierung konkret: Berechnete Einsparungen
Unsere Lösungen passen zu Ihrer Branche – mit greifbaren Ergebnissen:
Exportformulare
LandwirtschaftDatenextraktion und Formularautomatisierung
Typisches Szenario: Ein Landwirt muss für jede Exportcharge EU-Formulare ausfüllen – ein Fulltime-Job, der Mitarbeiter von der Tierpflege abhält.
- Zeitersparnis: Von 2 Stunden auf 15 Minuten pro Formular (85%).
- Monatlich: Bei 20 Formularen ca. 33 Arbeitsstunden (≈ 2.000 Euro).
- Fehlerquote: Von 3-4% auf unter 0,5% – weniger Nachbesserung, keine Strafen.
Ticketbearbeitung
HelpdeskDatenextraktion und Formularautomatisierung
Typisches Szenario: Ein Helpdesk mit fünf Mitarbeitern bearbeitet 2000 Tickets jährlich – auf Deutsch, Englisch und Französisch. Nur eine Person spricht Französisch, was zu langen Wartezeiten führt.
- Zeitersparnis: Von 10 auf 2 Minuten pro Ticket (80%).
- Monatlich: Bei 200 Tickets ca. 26 Arbeitsstunden (≈ 1.560 Euro).
- Extra: Schnellere Antworten = zufriedenere Kunden.
Patientenakten
GesundheitswesenTypisches Szenario: Eine Klinik kämpft mit stundenlangen Dokumentationsaufgaben für Aufnahmeformulare und Behandlungspläne.
- Zeitersparnis: Von 30 auf 5 Minuten pro Akte (83%).
- Monatlich: Bei 100 Akten ca. 41 Arbeitsstunden (≈ 2.460 Euro).
- Compliance: DSGVO-konform, automatisch gesichert.
Dokumentenanalyse und -transformation
FinanceTypisches Szenario: Ein Finanzdienstleister erhält täglich 50-100 Dokumente (Rechnungen, Verträge) in verschiedenen Formaten, die gesichtet, kategorisiert und in Systeme übertragen werden müssen.
- Zeitersparnis: Von 5 auf 0,5 Minuten pro Dokument (90%).
- Monatlich: Bei 75 Dokumenten täglich ca. 115 Arbeitsstunden (≈ 6.900 Euro).
- Extra: Batchverarbeitung außerhalb der Arbeitszeiten.
Technologie, die den Unterschied macht
Unsere Lösungen setzen Technik dort ein, wo sie fachliche Arbeit nachweisbar entlastet:
Computer Vision
Erkennt gescannte Formulare und Tabellen.
Natural Language Processing (NLP)
Macht Dokumente lesbar, durchsuchbar und generiert fachspezifische Texte im Kontext Ihrer Branche
Lernalgorithmen
Passen sich an Ihre Arbeitsweise an – ohne dass Sie „Training" sagen müssen.
Prozessintegration
Arbeitet direkt dort, wo Sie sind, mit minimalem Aufwand und nahtloser Integration in Ihre bestehenden Systeme und Workflows.
Die Details? Sagen wir es einfach: Unsere KI lernt Ihre Prozesse, läuft rund um die Uhr und liefert konstant das, was Sie ihr beigebracht haben.
Sprechen wir über Ihren Papierkram.
30 Minuten Erstgespräch. Sie schildern, welche Dokumente und Formulare Zeit fressen – wir geben eine ehrliche Einschätzung, ob und wo Automatisierung sich lohnt.
Erstgespräch vereinbarenAnmerkung: Unsere Lösungen entlasten Ihre Abläufe, ohne dass Sie sich mit Technik herumschlagen müssen. Wir kümmern uns um die Details, Sie genießen die Ergebnisse.